Retos en la aplicación de las tecnologías para la optimización y eficiencia de los servicios notariales y registrales

Abogado, Jairo Álvarez, columnista invitado de Río Noticias.
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A través del tiempo, el mundo enfrenta nuevos retos que obligan de forma estricta a la adquisición de nuevos conocimientos para la resolución de necesidades propias y de los demás, lo cual muchas veces son embates que interfieren en el buen desempeño laboral, profesional , personal e industrial, como en este momento es la tecnología, que si bien es cierto es un medio eficiente para optimizar el servicio y el tiempo en todos los ámbitos profesionales y empresariales, no es menos cierto que también resulta contraproducente en aquellos que se rehúsan a aplicarlos en todos sus ámbitos, lo que indefectiblemente nos conduciría a estar relegado en el tiempo y en el contexto.

A principios de los años 2000 somos conscientes que la tecnología ha tenido un avance vertiginoso, y la humanidad en gran parte, esos que hoy en día son llamados “millenials” y generación “z” se han apropiado de esos avances y lo aplican en su diario vivir ya sea en la educación, amistades, emprendimiento y proyectos de vida, sin embargo esta apropiación que tienen de las tecnologías causa inconformidades al interactuar con esos que no lo hacen, del mismo modo con esas entidades que aún no aplican los avances que ha tenido las TICS en sus funciones y su servicio, generando la poca optimización del tiempo y creando intolerancias de esa generación que todo lo que quiere de forma inmediata ,digital y disponible, lo que lleva a la siguiente pregunta ¿ cuáles son los retos y obstáculos a que se enfrenta la aplicación de las tecnologías al servicio notarial y registral ?

Teniendo en cuenta lo anterior y el tema que nos atañe, sobre los retos que tiene el notariado y registro no solo en la aplicación de las nuevas tecnologías sino en la adaptación de la normatividad vigente para el desarrollo de estas nuevas tendencias informáticas, aunado a esto la falta de disponibilidad en gran medida de muchos notarios y registradores, esos mismos que en su mayoría pertenecen a un grupo generacional “baby boom y silent generación”  que ven este tema como un gasto innecesario de dinero, razón por la cual ellos mismos resultan ser el talón de Aquiles que subsume la intención y disposición de otros, lo que genera como resultados indeseables, el relego a seguir prestando un servicio bajo el imperio y las premisas del papel que no aporta nada positivo a la parte ecológica  y la tramitología analógica, desperdiciando una herramienta poderosa que puede lograr a fortalecer la seguridad y así evitar falsedades, suplantaciones  y corrupción que es un flagelo que ataca a diario a un país como Colombia, por tal motivo es imprescindible lograr cumplir con los objetivos para alcanzar los retos con los que se enfrenta el servicio notarial y registral:

  • Conservación del medio ambiente: unos de los principales retos en la aplicación de la tecnología es evitar el uso indiscriminado de un número considerable de papel en sus actos y servicios  lo que positivamente  contribuiría a cooperar con el propósito ecológico y de impacto ambiental para  conservación del medio ambiente.
  • Optimización del tiempo en el servicio: la competitividad que existe hoy en día entre la prestación del servicio, resulta ser un mecanismo importante para que aquel se aplique de forma ágil, Uno de los recursos más valiosos de los usuarios de una notaría es el tiempo, y de otro lado, la notaria debe velar por la disminución de errores en la elaboración de los documentos notariales, así como en la mejora del indicie de devoluciones registrales, por lo que se observa una clara oportunidad de mejora en el ofrecimiento vía página web a los usuarios , a una disponibilidad de documentos que pueden ser enviados a la notaria vía mail, ofreciendo a los usuarios la opción de disminuir los tiempo de atención y prevé la disponibilidad de documentos bien elaborados.

Siendo el archivo una obligación de la notarias, el mismo se convierte en una oportunidad de mejora que encierra un valor agregado a la buena imagen de la notaria, para ello se propone una agresiva mejora del sistema de almacenamiento, desde el punto de vista de la organización y digitalización de los datos físicos de los que dispone, esto aunado al buen prestigio y la experiencia en el manejo de esta área lo que se convertirían  en un elemento clave para mejorar la prestación de servicio. La opción de buscar el documento de interés a través de portales web, y obtenerlo digitalmente mediante el pago de un pin con ayuda de sistema de pago electrónico es una oferta que desmarca a una notaría de otra y es un servicio compatible que no se ha explotado.

  • Seguridad en todos los actos notariales y registrales: con la implementación de las tics en los procesos notariales y registrales, se cumpliría con los estándares mínimos de seguridad teniendo en cuenta que se crearían unas directrices orientadas al fiel cumplimiento de los mecanismos que reforzarían la fe pública dada por los notarios en todas sus funciones.
  • Prestación del servicio de firma electrónica por parte de las notarías: las notarías son las entidades que llevan toda la información del ser humano desde su nacimiento hasta su muerte, por tal motivo el servicio de venta de firma electrónica se vería cimentada por toda la información que reposa en sus expedientes lo que contribuiría a ser un servicio fehaciente y confiable.
  • Renuencia y apatía por parte de un grupo de notarios y registradores: la gran mayoría de la población de notarios son personas que sus edades  oscilan entre los 50 y 60 años, lo que muchas veces resulta ser un obstáculo para la aplicación de nuevas tecnologías, por tal motivo hay que trabajar en  cambiar los paradigmas mentales y de comportamientos retrógrados que impiden alcanzar con los objetivos y beneficios que ofrece las TICS.

JAIRO ALVAREZ ALVAREZ

ABOGADO ESPECIALISTA EN DERECHO NOTARIAL Y REGISTRAL

UNIVERSIDAD EXTERNADO DE COLOMBIA.