¿Cómo se pagan las incapacidades?: esto es lo que debe hacer para no afectar el sueldo

Cuando usted o cualquier trabajador es incapacitado por quebrantos de salud se le debe otorgar un auxilio económico por esos días de incapacidad y la empresa en la que trabaja tiene el deber de tramitarla, pero ojo, esto se puede hacer siempre y cuando esta haya sido reportada en el momento exacto de la enfermedad y expedida por un profesional de la salud que labore para la EPS en la que usted cotiza.

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Empecemos diciendo que aquellos que tienen derecho al pago de sus incapacidades son los afiliados cotizantes, es decir, quienes tienen un ingreso laboral por el cual un empleador paga su cotización. Eso quiere decir que no tienen derecho al pago de incapacidades quienes figuran como beneficiarios o los pensionados que son afiliados obligatorios al sistema.

En este punto cabe aclarar que el origen del dinero de las incapacidades viene de la Unidad de Pago por Capitación (UPC) entregada por la ADRES a las EPS, según explica la abogada Alejandra Avella, especialista en asuntos corporativos, gerencia jurídica, seguridad social, asuntos regulatorios, gestión pública, talento humano y líder de asuntos corporativos y jurídicos.

En diálogo con Gestarsalud, Avella indicó qué se debe tener en cuenta para el pago de incapacidad, cuáles son los tipos de incapacidad, cómo se pagan y quién las paga; información que usted debe tener clara por si en algún momento debe hacer este trámite efectivo.

¿Qué se debe tener en cuenta para recibir el pago por incapacidad?

En concreto, para recibir el pago de una incapacidad se tiene que cumplir una condición y es que la persona tiene que haber cotizado por lo menos cuatro semanas continuas al sistema General de Seguridad Social en Salud, es decir, que debe cumplir con un periodo mínimo de cotización para tener este derecho. Pero cuidado, porque si no ha sido constante en los pagos, y por ejemplo ha pagado un mes sí y el otro no, no va a tener derecho a la incapacidad.

“Si usted no ha tenido continuidad en el pago como dice la norma perderá su derecho, ya que su deber es pagar o aportar”, advierte Alejandra Avella.

¿Qué tipos de incapacidades existen?

Las incapacidades pueden ser iniciales o por prórroga. Cuando son iniciales los dos primeros días debe pagarlos al empleador, y en caso de ser independiente los debe asumir al 100 por ciento, pero si es empleador se asume como si fuera un permiso remunerado.

“El sistema general de salud empieza a pagar a partir del tercer día de la incapacidad, los otros dos los asume el empleador. Por ejemplo, si la incapacidad es de tres días la EPS sólo tiene que pagar un día, los otros dos días son del empleador. Ahora, si la incapacidad es de diez días la EPS paga 8 días y el empleador 2 días y así sucesivamente”, explica la abogada.

Alejandra Avella indica que es el empleador quien debe hacer todo el papeleo necesario para hacer efectiva la incapacidad, y de esta manera con la misma periodicidad con la que se paga el sueldo le deben pagar el porcentaje por incapacidad.

“Desde el 2021 las incapacidades de los trabajadores solo las puede tramitar el empleador y es el empleador quien le paga al trabajador, luego el sistema le reembolsa al empleador”, agrega Avella.

Si hablamos de las incapacidades por prórroga, significa que, por ejemplo, si la persona debe volver al médico para verificar su estado de salud y el médico considera que debe dar una prórroga de incapacidad por el mismo diagnóstico esa prórroga total la debe pagar la EPS, siempre y cuando no hayan pasado más de 30 días calendario.

“Las prórrogas siempre están a cargo de la EPS cuando son por el mismo diagnóstico y la continuidad entre una y otra no ha sido superior a 30 días, ahí se entiende que hay una continuidad en la incapacidad”, advierte la abogada.

Entonces, ¿cómo se pagan?

Según el decreto reglamentario único 780 del 2016, para las personas que devenguen más de un salario mínimo legal vigente se les paga el 66,67 por ciento del salario hasta el día 90; y del día 91 al 180, el 50 por ciento del salario o ingreso base de cotización (IBC).

Avella advierte que la incapacidad de los servidores públicos se liquida distinto a la incapacidad del trabajador privado, sin embargo, las EPS pagan sobre el Ingreso Base de Cotización (IBC).

Así las cosas, si usted tiene un salario fijo, es decir que no es variable, la incapacidad se va a pagar sobre el IBC inmediatamente anterior al que inició la incapacidad. Pero si su salario es variable porque tiene comisión, por ejemplo, será por el promedio de los seis meses anteriores, o en palabras más sencillas, su liquidación no será por su último IBC sino por el promedio de los últimos IBC y siempre será el IBC que haya declarado el trabajador.

¿Quién las paga?

Hasta el día 180 las EPS pagan la incapacidad por enfermedad general o común y a partir del día 181 si se continúa o se mantiene la incapacidad la paga el fondo de pensiones. Eso suele pasar, por ejemplo, con las personas que padecen de cáncer o aquellas enfermedades demasiado limitantes para que la persona pueda ejercer su labor y por ende la tienen incapacitada frecuentemente.

Si son más de 120 días de incapacidad el empleador debe pedir a la EPS el certificado de rehabilitación, es decir, un certificado que explique que la persona sí podrá rehabilitarse una vez haya recibido los tratamientos, ya que si no la pide puede perder su incapacidad; y a partir del día 540 la incapacidad la vuelve asumir la EPS.

“Es importante decir que el empleador tiene un deber con el sistema y es informar sobre la incapacidad pues a veces los trabajadores no cuentan sus incapacidades y esto a largo plazo genera problemas en el sistema”, ratifica la abogada.

Tenga en cuenta que en el caso de la EPS este certificado es otorgado si se trata de una enfermedad de origen común o general y por la ARL si la incapacidad es por enfermedad profesional o por accidente de trabajo. En este punto es importante resaltar que estas disposiciones se aplican tanto para el sector privado como para el público.

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